10 ขั้นตอนในการนำเอา Lean Six Sigma ไปใช้งาน

ตั้งแต่มีแนวคิดวิธีการสมัยใหม่ได้ถูกนำออกมาใช้ในวงการธุรกิจมากมายหลายแนวคิด เป็นธรรมดาย่อมมีผู้ต่อต้าน และผู้ให้การสนับสนุนในแต่ละแนวคิด ผมก็เป็นคนหนึ่งที่สนับสนุนแนวคิดใหม่ ๆ เหล่านั้น แต่ไม่ได้หมายความว่า แนวคิดแบบเก่า ๆ จะใช้ไม่ได้ หรือไม่มีคุณค่าเอาเสียเลย แต่ผมกลับคิดว่า แนวคิดเก่า ๆ นั้นเป็นพื้นฐานที่สำคัญในการพัฒนาไปเป็นแนวคิดสมัยใหม่เช่นเดียวกับแนวคิด Lean และ Six Sigma
วัตถุประสงค์เบื้องต้นทุกธุรกิจย่อมมีวัตถุประสงค์เดียวกัน คือการสร้างกำไร (Profit Making) ซึ่งไม่ได้หมายความถึงแค่การทำเงินเท่านั้น ในองค์กรธุรกิจหรือการดำเนินการอื่นก็สามารถมีกำไรได้โดยไม่จำเป็นจะต้องอยู่ในรูปแบบเงินตราเท่านั้น แนวคิดแบบ Lean Six Sigma นั้นเป็นการรวมเอาแนวคิด และกลยุทธ์มารวมกันเพื่อให้องค์กรธุรกิจนั้นมีความเร็วที่ดีกว่า มีความแปรปรวนที่ลดน้อยลง และที่สำคัญที่สุดจะมีผลกระทบต่อองค์กรมากที่สุด ผมสังเกตดูได้จากแนวโน้มในอนาคตว่าแนวคิดต่าง ๆ อาจจะรวมเป็นแค่วิธีการเดียวเท่านั้น คงต้องคอยติดตามดูหัวใจหลักของ Lean Six Sigma นั้น คืออัตราที่เร็วที่สุดของการปรับปรุงในความพอใจของลูกค้า ต้นทุน คุณภาพ ความเร่ง และการลงทุนในทรัพย์สิน ทำไมการรวมตัวของ Lean และ Six Sigma จึงมีความจำเป็น เพราะแนวคิด และความรู้ของมนุษย์ได้ถูกผลักดันโดยตรงจากความต้องการของลูกค้า เทคโนโลยี และสังคมการสื่อสารได้ผลักดันให้เกิดมีแนวคิดนี้ให้เกิดขึ้น ลำพังแนวคิดของ Lean เองนั้นไม่สามารถที่จะทำให้กระบวนการอยู่ในการควบคุมเชิงสถิติได้ และแนวคิด Six Sigma เองก็ไม่สามารถปรับปรุงความเร็วของกระบวนการได้อย่างมากมายหรือลดการลงทุนได้ แต่เป็นที่รับรู้กันว่าความแปรปรวนนั้นเป็นศัตรูของธุรกิจทั้งหมด และ Lean Six Sigma สามารถที่จะกำจัดความแปรปรวนนี้ออกไปจากกระบวนการได้ดีกว่าวิธีการอื่น ๆ ดังนั้นผมจึงอยากจะเสนอ 10 ขั้นตอนสำหรับการนำเอา Lean Six Sigma มาใช้โดยได้นำแนวคิดมาจาก The Agility Group
1. ต้องหาทีมที่ปรึกษา เมืองไทยเราเองนั้นมักคุ้นเคยกับที่ปรึกษาในหลายรูปแบบ เพราะอาจได้ยินได้เห็น และเคยได้รับการบริการของที่ปรึกษามาก่อนหน้านี้ แต่ที่ปรึกษาสำหรับ Lean Six Sigma คงจะไม่ใช่ธรรมดา เพราะองค์กรที่มีความต้องการที่จะนำ Lean Six Sigma มาใช้นั้นต้องการการเปลี่ยนแปลง ที่ปรึกษานั้นคงจะไม่ใช่แค่บุคคลที่ให้คำปรึกษา หรือเป็นแค่บุคคลที่เข้าไปดำเนินการอะไร ๆ สักอย่างให้เกิดผล มันคงจะไม่ใช่แค่นั้น หรือที่ปรึกษาจะเป็นใครสักคนที่เป็นอาวุโสดูมีความรู้ แล้วเชิญ หรือจ้างมานั่งเพื่อให้เกิดความอุ่นใจ ถ้าที่ปรึกษาของท่านเป็นอย่างนั้นคงจะหมดสมัยไปแล้ว เพราะที่ปรึกษาในยุคปัจจุบันจะต้องเป็นเหมือน ตัวแทนความรู้ (Knowledge Agent) ที่จะต้องมีความรู้ในเรื่องราวเทคนิคใหม่ ถ่ายทอดได้ และสร้างกระบวนการถ่ายทอดความรู้เหล่านั้นให้เกิดขึ้นกับองค์กรที่ได้รับคำปรึกษา ดังนั้นเพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการเรียนรู้ องค์กรจึงจำเป็นที่จะต้องหาที่ปรึกษามาเป็นตัวกระตุ้นมาเป็นตัวแทนความรู้ในการบริหารความเปลี่ยนแปลง
2. ความเป็นผู้นำ (Leader ship) สิ่งหนึ่งที่สำคัญมากในการนำองค์กรธุรกิจ คือ ความเป็นผู้นำ (Leader ship) วิสัยทัศน์ (Vision) และเป้าหมาย (Goal) ขององค์กรจะต้องถูกกำหนดอย่างเด่นชัดโดยผู้นำ MD หรือ CEO เพื่อที่จะสร้างความเกี่ยวโยงไปถึงโปรแกรม หรือโครงการ Lean Six Sigma ซึ่งจะเป็นโครงการในระดับองค์กร เป้าหมายที่จะต้องถูกกระจายออกไปทั่วทั้งองค์กร หรือบริษัทในลักษณะเป็นเหตุการณ์แห่งการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะต้องมีการอธิบายสื่อสารกันอย่างค่อนข้างจะถูกต้อง และไปในทิศทางเดียวกัน หลายบริษัทที่มีผู้นำที่ไม่เข้าใจการนำ Lean Six Sigma มาใช้แต่ไม่ค่อยเห็นผลเพราะคิดว่าเป็นแค่เครื่องมือตัวหนึ่งเท่านั้น
3. การคัดเลือกผู้ปฏิบัติงาน การสร้างงานใหญ่ในระดับองค์กรนั้นจะต้องมีเจ้าภาพ หรือผู้ที่รับผิดชอบ ในการจัดการแบบดั้งเดิม เจ้าของ หรือผู้ควบคุมดูแลโครงการจะเป็นผู้จัดการโครงการแต่ในความหมายของโครงการ (Project) นั้นมีความหมายเหมือนการนำสิ่งหนึ่งที่รู้ผลลัพธ์ และเป็นการนำมาปฏิบัติอีกครั้งซึ่งเหมือนกับโครงการก่อน ๆ มีรูปแบบ และการทำงานที่แน่นอน แต่สำหรับโครงการในเชิงการพัฒนาปรับปรุงการจัดการต่าง ๆ นั้นแตกต่างจากโครงการทั่วไป คือ โครงการเหล่านี้เป็นการริเริ่ม (Initiative) เรื่องใหม่ หรือสิ่งใหม่ ไม่ว่าคุณจะไปเริ่มโครงการนี้ที่ไหนคุณจะต้องเริ่มต้นใหม่ตลอดเวลา เพราะทุกองค์กรนั้นไม่เหมือนกัน หรือองค์กรนั้นมีหนึ่งเดียว (Unique) ดังนั้นผู้ที่จะมาดำเนินการโครงการริเริ่มเช่นนี้จะต้องมีโครงสร้างของทีมงาน ไม่ใช่การบริหารโครงการแบบธรรมดา ผมชอบการจัดโครงสร้างองค์กรแบบ Six Sigma Project ในขณะที่โครงการ Lean นั้นไม่ได้กล่าวถึงมากนั้น ในแง่การดำเนินงานแล้ว Six Sigma มีวิธีการในการดำเนินงานที่เป็นรูปแบบมาตรฐานในการสื่อสาร และการจัดการความรู้ตามลำดับขั้นในองค์กร เทคนิค และความรู้ตรงนี้คงจะต้องได้จากบริษัทที่ปรึกษา (Consulting Firm) และบุคคลที่จะมาเป็นเจ้าภาพ หรือผู้นำนั้นก็จะต้องเป็นตัวแทนของธุรกิจองค์กรในอนาคตด้วย บุคคลนี้สำคัญมากต่อความสำเร็จ หรือความล้มเหลวของโครงการ ดังนั้นผู้นำองค์กร CEO หรือ MD จะต้องมีความเข้าใจ และใส่ใจในแนวคิดของการดำเนินงานเทคนิคสมัยใหม่อย่างมาก เพราะว่าทุก ๆ เทคนิค และวิธีการในปัจจุบันจะออกมาในแนวนี้เสมอ
4. การฝึกอบรม ทุกบริษัทมีการฝึกอบรมประจำทุกปี หรือตลอดเวลาตามแผนงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลซึ่งจะเป็นฝ่ายจัดการฝึกอบรมจึงมีความสำคัญมาก เพราะว่าการฝึกอบรมที่มาจากฝ่ายบุคคลเป็นความต้องการพื้นฐานของบุคคลไม่ใช่ขององค์กรที่กำลังต้องการจะเปลี่ยนแปลง ถ้าสมมุติว่าฝ่ายบุคคลของบริษัทหนึ่งติดต่อผมมา เรื่องอบรม Six Sigma หรือ Lean เพราะว่ามีความต้องการจากฝ่ายผลิตร้องขอมา ผมตอบได้เลยว่า บริษัทนี้ยังไม่ได้มีโครงการ Lean หรือ Six Sigma เกิดขึ้น แต่เป็นเพราะบุคลากรของบริษัทที่มีวิสัยทัศน์จึงอยากเรียน ในทางตรงกันข้ามความต้องการนี้ควรจะมาจากบุคคลระดับบริหารอย่าง CEO หรือ MD และบุคคลแรกที่ควรจะได้รับการฝึกอบรมควรจะเป็น MD หรือ CEO มากกว่าเพื่อที่จะให้ผู้นำองค์กรได้มีวิสัยทัศน์และเข้าใจปรัชญา และแนวคิดของ Lean และ Six Sigma แล้วจึงค่อยสั่งการให้มีการฝึกอบรมตามแผนงาน หรือโครงงาน
5. การเริ่มโครงการ โครงการจะริเริ่มได้ก็คงจะต้องมาจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหารที่ผ่านการฝึกอบรมมาก่อน สิ่งที่สำคัญของโครงการริเริ่มต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นโครงการอะไรก็ตามสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร ถ้าฝ่ายบริหารตกลงและสนับสนุนโครงการนั้นมีหวังไปแล้วครึ่งหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของทุนสนับสนุน การสั่งการเพื่อให้พนักงานทุกคนให้ความร่วมมือในโครงการต่าง ๆ โปรดระลึกอยู่เสมอว่า Lean หรือ Six Sigma ไม่ใช่แนวคิดของการพัฒนาระดับบุคคล แผนก หรือฝ่าย แต่มันเป็นการพัฒนาขององค์กรที่ทุกคนทุกฝ่ายมีส่วนร่วม ดังนั้นจึงต้องทำให้ทุกคนเข้าใจ และรับรู้รับทราบถึงการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารระดับสูง
6. การเลือกโครงการ และการดำเนินงาน ในอดีตผมมองว่าโครงการ Six Sigma มีจุดอ่อนตรงที่ไม่มีภาพขององค์รวม (Holistic) และคาดหวังว่าน่าจะมีเวอร์ชันใหม่ของ Six Sigma ออกมาในลักษณะเป็นภาพใหญ่แทนที่จะเป็นภาพโครงการ Six Sigma หลาย ๆ โครงการมารวมกันเป็นภาพใหญ่ และในที่สุดผมก็คาดได้ถูกต้องคือ มีการนำเอา Lean และ Six Sigma มาบูรณาการเข้ากัน เราสามารถเริ่มโครงการ Lean และ Six Sigma ด้วยภาพองค์รวมขององค์กรได้ด้วยการวาดแผนผังสายคุณค่า (Valve Stream Mapping) ที่จะแสดงให้เห็นถึงกระบวนการธุรกิจ และจุดที่สามารถจะนำมาเป็นโครงการที่ทำให้เกิดผลประโยชน์ได้มากขึ้น
7. การติดตามผลสมรรถนะของทีมงาน โครงการโดยทั่วไปแล้วในระดับผู้บริหารจะติดตามผลจากผลตอบแทนจากการลงทุนในรูปแบบทางการเงินด้วยกำไรที่เพิ่มขึ้น หรือต้นทุนที่ลดลง คงเพราะมันเป็นการวัดผลเชิงสากลของระดับบริหาร และง่ายต่อการติดตามผลแต่รูปแบบของการติดตามผลทางการเงินอย่างเดียวคงจะไม่พอเพียง ดังนั้นจะต้องมีการวัดผลด้านที่ไม่ใช่ทางการเงินด้วย เพื่อที่จะสร้างสมดุลทั้งทางด้านการเงิน หลักการตรงนี้สามารถประยุกต์กับแนวคิดของ Balanced Scorecard ได้เป็นอย่างดี
8. การพัฒนาปรับปรุงสมรรถนะของทีม ในปัจจุบันมีการวัดประเมินกันมากเหลือเกิน แต่ส่วนใหญ่เราจะเห็นว่าหน้าที่ประเมินนั้นจะมีการเกี่ยวข้องกับบุคคลเพื่อการเลื่อนขั้น หรือเลื่อนตำแหน่งเป็นส่วนใหญ่ แต่การติดตามสมรรถนะของโครงการริเริ่ม เช่น Lean Six Sigma ก็คงจะไม่ใช้แค่การประเมินบุคคล หรือความสามารถของบุคคลเท่านั้น แต่เป็นการประเมินความสามารถขององค์กรในการตอบสนองต่อการพัฒนา เพราะการพัฒนานั้นมีต้นทุน และองค์กรต้องการผลตอบแทนที่คุ้มค่าต่อการลงทุนในการพัฒนาปรับปรุง
9. ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง คงจะเหมือนกับคำที่ว่า Keep Walking โครงการ Lean Six Sigma ไม่เหมือนกับโครงการทั่วไปที่มีจุดเริ่มต้น และจุดจบหรือจุดสำเร็จของโครงการ แต่โครงการ Lean Six Sigma ไม่เหมือนกัน เพราะว่าขั้นตอนหลังสุดของทั้ง Lean และ Six Sigma คือ การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) 10. พัฒนาจนไปบรรจบกับการจัดการโซ่อุปทาน คงจะเหมือนกับที่ผมได้เคยบอกไว้ว่าสุดท้ายของการพัฒนาแนวคิดต่าง ๆ ที่สุดแล้วจะรวมกันเป็นหนึ่งเดียว หลังจากที่ได้พัฒนาปรับปรุงไปหลายโครงการย่อยแล้ว คุณจะพบว่าปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับโซ่อุปทานก็จะเข้ามาเกี่ยวโยงกันในที่สุด คงจะไม่ใช่เรื่องแปลกเลยที่จะมีคนคิดที่จะเอาโซ่อุปทาน Lean และ Six Sigma มารวมกัน อย่างน้อยก็มีผมอีกคนที่คิดเช่นนั้น ลองกลับไปดูแบบจำลอง IMES (Integrated Manufacturing Enterprise Strategy : IMES) ที่ผมได้เขียนไว้เมื่อหลายปีก่อนนั้นประกอบอีกทางหนึ่ง ทิศทางของรวมตัวกันนั้นจะเป็นอย่างไรคงจะต้องคอยดู แล้วผมจะได้พยากรณ์ทิศทางของเทคนิคการบริหารจัดการองค์กรให้ท่านผู้อ่านทราบอีกทีในอนาคตข้างหน้า สรุป จากสภาพการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงไป และความซับซ้อนในการดำเนินธุรกิจที่มีมากขึ้น ส่งผลให้บริษัท และองค์กรต่าง ๆ ต้องพัฒนาแนวคิดการจัดการขึ้นมาใหม่ หรือบูรณาการจุดแข็งของแนวคิดเดิมที่มีอยู่ขึ้นมาใหม่เพื่อให้สามารถรับมือ และตอบสนองกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปได้ แนวคิด Lean Six Sigma ก็เช่นเดียวกันที่มีการรวมเอาจุดแข็งของทั้ง 2 แนวคิดมาใช้ร่วมกันโดยมีขั้นตอนในการนำแนวคิดนี้มาดำเนินงานอยู่
10 ขั้นตอนด้วยกัน จุดที่น่าสนใจก็คือการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากธุรกิจเป็นพลวัตอยู่ตลอดเวลา แต่การที่จะพัฒนาอย่างต่อเนื่องได้ต้องมีการวัดสมรรถนะด้วย มิฉะนั้นแล้วก็ไม่รู้ว่าจะไปพัฒนาที่จุดไหน หรือตรงไหน และเมื่อมีการพัฒนาไปเรื่อย ๆ มันจะไปบรรจบกับการจัดการโซ่อุปทานด้วยตัวของมันเอง

ที่มา : Webboard http://www.pantown.com/